Área de Administración
Organigrama
Director de Sistema Administrativo II
Depende del Director de Programa Sectorial III y desempeña las siguientes funciones:
- Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las actividades asignadas al Área a su cargo.
- Administrar el personal, los recursos materiales, financieros y bienes patrimoniales de la sede institucional y de las entidades educativas a cargo de la Unidad de Gestión Educativa Local de Sihuas.
- Mejorar permanentemente los procesos técnicos de la gestión administrativa, simplificando su ejecución.
- Revisar y firmar las informaciones de ejecución presupuestaria y propuestas de modificación de los calendarios de pagos, la relación de retenciones, la relación de cheques anulados, los compromisos de pago, los cheques y constancias de pago de remuneraciones o sueldos.
- Participar como miembro del Comité de Plan y Presupuesto anual.
- Coordinar con el Área de Gestión Institucional sobre la formulación del presupuesto de bienes servicios y los respectivos calendarios de compromisos.
- Revisar y refrendar el cuadro de adquisiciones, de suministros y los inventarios de bienes muebles e inmuebles, programar, adquirir y distribuir oportunamente y de manera racional los bienes y servicios en el ámbito de su competencia.
- Verificar las conciliaciones bancarias y extractos bancarios.
- Participar en el Comité de administración del SUB – CAFAE.
- Autorizar los egresos a cuentas de los fondos para Pagos en Efectivo y Caja Chica.
- Disponer la formulación de los proyectos de resoluciones del sistema de su competencia, revisar y visar las resoluciones sobre acciones de personal.
- Participar en las comisiones de Procesos Administrativos, Procesos Administrativos Disciplinarios, Selección de Personal, Reasignaciones, Capacitaciones, Bienestar y otros.
- Programar, ejecutar y evaluar las acciones de capacitación y actualización del personal directivo y administrativo de la Sede de la Unidad de Gestión Educativa Local y de las instituciones educativas.
- Revisar y firmar los informes sobre control de asistencia y puntualidad del personal de la Sede Institucional.
- Adecuar, orientar, coordinar y supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos de los sistemas a su cargo.
- Participar en las comisiones de licitación pública, concursos públicos de precios y de adquisiciones directas.
- Supervisar la organización y actualización del escalafón del personal docente y
- Firmar las planillas de remuneraciones.
- Otras funciones afines al cargo que le encargue el Director de Programa Sectorial III.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Tesorero I
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Revisar y firmar los documentos referentes a relación de giros, retenciones, comprobantes de pago, conciliación bancaria, recibo de ingresos.
- Girar y firmar cheques de remuneraciones, bienes y servicios de capital, devoluciones, reprogramaciones, judiciales y otras obligaciones.
- Elaborar e informar a través del Programa de Declaración Telemática (PLAME)- la información correspondiente a remuneraciones y pago obligaciones sociales de los entes correspondientes.
- Revisar la rendición del Fondo para Pagos en Efectivo (Caja Chica) para proceder a su reembolso.
- Llevar el registro del SIAF en coordinación con los responsables de Contabilidad, Planillas y de Abastecimiento según corresponda en la etapa de girado.
- Realizar en forma trimestral la sustentación, conciliación y presentación de cuenta de enlace ante el Gobierno Regional Ancash.
- Remitir el reporte o liquidación de planillas a la oficina de Contabilidad con la relación de retenciones y/o descuentos girados en el mes.
- Elaborar la liquidación de planillas de haberes de acuerdo al resumen IBM y cheques manuales y la información del equipo de planillas.
- Efectuar el pago de los gastos mensuales autorizados con resolución con cargo a la cuenta de fondo para pagos en efectivo en los montos señalados y registrando las incidencias en el SIAF-SP.
- Efectuar los depósitos respectivos a las cuentas corrientes del Banco de la Nación y las reversiones a la Cuenta Única del Tesorero Público.
- Efectuar el pago de haberes de personal activo, cesante, sobrevivientes, descuentos judiciales, alquiler de locales, bienes, servicios, encargos y otros.
- Recepcionar y archivar las planillas y los cheques devueltos por los administrados que comprende la Unidad Ejecutora.
- Visar los cheques de descuentos judiciales para ser remitidos a su destino.
- Otras funciones afines al cargo que le encargue el Director de Sistema Administrativo II.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Contador I
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Elaborar y formular las notas de contabilidad y asiento del Parte Diario, Recursos Directamente Recaudados y Compromisos Presupuestales de Fondos y asientos contables con las pólizas de entrada y salida de Almacén.
- Conciliar la información contable, administrativa y presupuestal que corresponda a cada ejercicio fiscal, en coordinación con los órganos correspondientes del Gobierno Regional.
- Revisar y firmar los anexos y formatos presupuestarios, Conciliaciones Bancarias y el Informe Mensual de Gasto a nivel del ámbito jurisdiccional.
- Coordinar el avance de la ejecución presupuestaria emitiendo su opinión sobre las propuestas de modificación presupuestaria.
- Revisar y firmar la conciliación bancaria y el informe mensual del gasto a través del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).
- Visar los comprobantes de pago, previa revisión de la documentación sustentatoria.
- Revisar e integrar contablemente los partes diarios de fondos, almacén y las Notas Presupuestales del ámbito jurisdiccional.
- Revisar y visar la afectación presupuestal de las órdenes de compra y de servicio.
- Confeccionar el avance de la ejecución del gasto por Programas, Sub Programas, Metas y Asignaciones Genéricas y Específicas.
- Realizar mensualmente el arqueo de caja y de cheques en cartera.
- Realizar la fiscalización de las órdenes de compra (conciliación internamiento físico de bienes) y/o servicios, planillas de remuneraciones y planilla de viáticos.
- Llevar el registro del SIAF en coordinación con los responsables de Tesorería y Abastecimiento según corresponda en la etapa de devengado y registro.
- Revisar y firmar las operaciones contables de la Unidad de Gestión Educativa de Sihuas y la información contable provenientes de instituciones educativas que realizan actividades productivas.
- Mantener actualizado el Libro Mayor, el Libro de Caja, el Libro Diario y registros contables.
- Preparar y coordinar con el Tesorero I, la rendición documentada del movimiento económico a nivel del ámbito jurisdiccional.
- Elaborar los Balances Mensuales de Comprobación y los estados financieros de la sede Institucional.
- Brindar apoyo y asesoramiento en el manejo de información contable a las instituciones
- Elaborar las revaluaciones de los bienes de la institución.
- Elaborar el inventario de bienes y muebles de la institución.
- Otras funciones afines al cargo que le encargue el Director de Sistema Administrativo II.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Especialista Administrativo I (Personal)
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las acciones del Sistema de Personal, que se efectúan en los centros y programas educativos y Sede Institucional.
- Formular y actualizar el Cuadro de Asignación de Personal de la Sede Institucional y de las instituciones educativas.
- Aprobar el Cuadro de Asignación de Personal de las instituciones educativas.
- Preparar información actualizada de las plazas vacantes de las instituciones educativas, según niveles y modalidades.
- Organizar e implementar propuestas de racionalización de personal en coordinación con el Área de Gestión Institucional.
- Preparar el rol de vacaciones y controlar su cumplimiento.
- Recepcionar y revisar los expedientes para elaborar los proyectos de resolución sobre personal y derivar al Técnico Administrativo I (Movimiento Personal) para su ejecución correspondiente.
- Elaborar y desarrollar el Plan de Bienestar Social para los trabajadores de la Sede Local de Educación.
- Elaborar los cuadros sobre tiempo de servicios, gratificaciones y remuneraciones del personal de la jurisdicción de la Unidad de Gestión Educativa de Sihuas.
- Programar, coordinar, ejecutar y evaluar las acciones de capacitación y actualización del personal directivo y administrativo de las instituciones educativas y de la Sede Institucional.
- Controlar la asistencia y puntualidad del personal de la Sede Institucional.
- Participar en las Comisiones de Procesos Administrativos, Procesos Administrativos Disciplinarios, Selección de Personal, Capacitación, Reasignaciones, Contratos, Bienestar y otras relacionadas con el sistema de personal.
- Elaborar informes, decretos, resoluciones y otros documentos sobre acciones de personal.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Técnico Administrativo I (Abastecimiento)
Depende del Contador I y desempeña las siguientes funciones:
- Dirigir y coordinar la formulación, conciliación y reajuste de los Cuadros de Necesidades de las instituciones educativas y de la Sede Institucional.
- Llevar el registro del SIAF en coordinación con el Director del Área de Administración según corresponda en la etapa de compromiso.
- Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (bienes y servicios) de la UGEL para cada periodo, priorizando de acuerdo a las necesidades solicitadas por las instituciones educativas y de la Sede Institucional.
- Revisar y autorizar la tramitación de las solicitudes de cotización, Cuadro Comparativo de Cotizaciones, Orden de Compra, Guías de Internamiento, Pedidos Comprobantes de Salida, Órdenes de Servicios y otros documentos.
- Formular los presupuestos de compra y el calendario de entrega.
- Integrar el comité de Adquisiciones y Contrataciones, como miembro titular y/o suplente, para los diversos procesos de selección en la adquisición de bienes, servicios y otros.
- Registrar e informar el proceso de selección de Contrataciones y Adquisiciones, en todas sus etapas a través del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE).
- Mantener actualizado el Registro de proveedores de bienes y servicios de la Sede Institucional y que estos estén debidamente acreditados para contratar con el Estado.
- Llevar el registro y control de los servicios prestados y tarjetas de mantenimiento de máquinas y equipos.
- Opinar sobre la ampliación del calendario de compromisos de bienes y servicios.
- Verificar la conformidad y calidad de los artículos remitidos por los proveedores con las especificaciones de las órdenes de compra, y realiza su almacenamiento.
- Visar la documentación administrativa contable que se genera en el sistema de abastecimiento.
- Verificar la conformidad de las facturas y/o boletas de venta para su cancelación.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Contador I.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Técnico Administrativo I (Control Patrimonial y Almacén)
Depende del Contador I y desempeña las siguientes funciones:
- Registrar y mantener actualizadas las tarjetas de control visible de artículos almacenados e informar sobre la existencia física de los bienes del almacén.
- Efectuar la entrega de los artículos solicitados según las Unidades de Costeo a las instituciones educativas de acuerdo al calendario correspondiente.
- Verifica la conformidad de los artículos remitidos por los proveedores con las especificaciones de las órdenes de compra y realiza el almacenamiento de los mismos en espacios debidamente acondicionados.
- Revisar y refrendar el parte diario de almacén.
- Revisar y controlar la calidad de los bienes que se adquieren.
- Recepcionar, verificar y codificar el stock de materiales aplicando las técnicas pertinentes para cada caso.
- Llevar y actualizar las tarjetas de control visible de artículos almacenados y el KARDEX e informar al Director del Área de Administración la existencia en stock.
- Controlar las entradas y salidas del vehículo, dando cuenta al Director del Área de Administración.
- Organizar y verificar la salida de los materiales usando los comprobantes de salida y aplicarlos a cada caso.
- Emitir informes para dar de baja a los materiales y equipos de las oficinas de la Sede Institucional.
- Revisar y firmar los documentos, órdenes de compra, notas de entrada a almacén y otros.
- Elaborar los informes mensuales de los ingresos y salidas de materiales y la existencia física de stock.
- Elaborar y mantener actualizado el inventario de bienes y servicios de la Sede Institucional.
- Velar por la conservación, mantenimiento y seguridad de los bienes almacenados.
- Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles y equipos de las Instituciones Educativas que forman parte de la Unidad Ejecutora y de la Sede Institucional mediante el programa SIMI (Software Inventario Mobiliario institucional) de la SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales).
- Elaborar la conciliación de la remesa de bienes recibidos.
- Supervisar la conservación y mantenimiento de la infraestructura, instalaciones y equipamiento de las Sede Institucional para subsanar de inmediato las necesidades.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Contador I.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Técnico Administrativo I (Movimiento de Personal)
Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones:
- Analizar expedientes, proyectos de resoluciones y emitir informes técnicos sobre movimiento de personal.
- Formular y mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal de las instituciones y programas educativos de la UGEL-SIHUAS, a través del sistema NEXUS (Sistema de Control de Plazas).
- Proyectar resoluciones de acuerdo a requerimientos y conforme a los dispositivos legales vigentes.
- Participar en el desarrollo de asesoramiento y supervisión de los procedimientos técnicos que sean de aplicación a las instituciones y programas educativos.
- Mantener actualizado el control de licencias del personal docente y administrativo.
- Consolidar el rol de vacaciones, elaborar y llenar los formularios de control y cuadros estadísticos de las resoluciones y expedientes.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de proyectos de resoluciones, así como los dispositivos legales sobre asuntos relacionados con la administración de personal.
- Mantener el Libro de Registros de Resoluciones correlativamente, es decir sin ningún espacio en blanco.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Especialista Administrativo I.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Técnico Administrativo I (Escalafón)
Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones:
- Organizar, dirigir y controlar el proceso de registro en las fichas escalonarías y llevar el archivo de carpetas personales por orden alfabético de los trabajadores de las instituciones educativas y de la Sede Institucional.
- Organizar y mantener actualizado la base de datos del registro escalafonario de la Sede Institucional y los centros y programas educativos.
- Emitir los informes escalafonario para el otorgamiento de beneficios y bonificaciones por diversos conceptos a los servidores de la jurisdicción.
- Preparar el informe mensual del personal que cumplen 05, 10, 15, 20, 25, 30 y 35 años de servicios oficiales respectivamente, para el otorgamiento de años correspondientes, bonificaciones personales u otros beneficios que benefician a los servidores de las instituciones y programas educativos.
- Proyectar resoluciones de acuerdo a requerimientos y conforme a los dispositivos legales vigentes.
- Remitir el informe técnico a su Jefe inmediato con copia a la Oficina de Control Institucional, las resoluciones de personal que transgredan los dispositivos legales vigentes.
- Elaborar cuadros sobre cómputo de tiempo de servicios, remuneración personal y gratificaciones.
- Emitir informes escalafonario para la proyección de resoluciones sobre otorgamiento de bonificaciones, beneficios, subsidios, devengados y determinación del tiempo de servicios.
- Elaborar y firmar los pases de la Unidad de Gestión Educativa Local del personal.
- Efectuar el descargo de legajos de personal.
- Realizar la apertura y reapertura de fichas escalonarías y llevar a cabo su actualización.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Especialista Administrativo I.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Técnico Administrativo I (Planillas y Remuneraciones)
Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones:
- Ejecutar los cálculos mensuales para el procesamiento de las planillas de pagos, ejecutando las resoluciones por diversos conceptos remunerativos, bonificación personal, familiar, cambio de nivel, contratos, nombramientos, ceses y otros.
- Elaborar, procesar y emitir las planillas de remuneraciones del personal en el Sistema Único de Planillas (SUP).
- Realizar las liquidaciones de descuentos mensuales efectuados en la Planilla Única de Pagos.
- Revisar las planillas antes de efectuarse el pago.
- Realizar el control de número de plazas presupuestadas y pagadas a nivel de centros y programas educativos y de la Sede Institucional coordinando con el Área de Gestión Institucional y demás responsables de la Unidad de Gestión Educativa Local de Sihuas.
- Depurar y mantener actualizadas las planillas de pagos de remuneraciones del personal activo y cesante.
- Informar al Especialista Administrativo I sobre las resoluciones que generan duplicidad de pago.
- Preparar la información y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la elaboración del Presupuesto Institucional.
- Elaborar los informes y la liquidación de pensiones para su trámite correspondiente.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Especialista Administrativo I.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Chofer I
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Cumplir con su labor de conducir el vehículo asignado con uso exclusivo para el servicio oficial de la Institución, bajo responsabilidad.
- Mantener el vehículo asignado en óptimas condiciones de limpieza y aseo.
- Verificar las reparaciones y el servicio técnico prestado al vehículo, considerando las especificaciones del contrato.
- Elaborar la papeleta de salida del vehículo; así mismo verificar con el personal de Control Patrimonial y Almacén, las Guías de Remisión u otros documentos que autorizan la salida de materiales, equipos, muebles y enseres de la Sede Institucional.
- Apoyar en labores de carga, descarga y almacenamiento de los materiales portados en el vehículo.
- Informar oportunamente al Director del Área sobre la vigencia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT).
- Registrar y mantener actualizada la Tarjeta de mantenimiento del vehículo, dando cuenta al Director del Área.
- Informar periódicamente del estado de conservación del vehículo a su cargo.
- Apoyar en las labores de abastecimiento y almacén cuando no esté en misión de servicio con el vehículo.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Director de Sistema Administrativo II.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Secretaria I
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al Área de Administración y los prepara para su remisión.
- Redactar y/o digitar la documentación requerida o necesaria, según las indicaciones del Director del Área de Administración.
- Elaborar la documentación que sea requerida por el personal del Área de Administración.
- Organizar y mantener actualizado el archivo del Área de Administración, de acuerdo a las normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y confidencialidad.
- Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en el Área de Administración.
- Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área de Administración, recepcionarlos, distribuirlos y cuidar de su seguridad y control.
- Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental del Área de Administración, así como mantener actualizado el inventario correspondiente.
- Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal del Área de Administración.
- Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir documentos vía facsímil y correo electrónico, en cumplimiento de las actividades del Área de Administración.
- Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo para el Director del Área de Administración, de acuerdo con sus indicaciones.
- Otras funciones de su competencia, que le encargue el Director de Sistema Administrativo II.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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Trabajador de Servicios II
Depende del Director de Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:
- Cumplir labores de portería y vigilancia del local de la Sede de la Unidad de Servicios Educativos de Sihuas.
- Controlar la salida e ingreso del personal y usuarios de la Sede, así como de materiales, muebles y enseres.
- Cumplir en las labores de limpieza de las oficinas de la Sede institucional.
- Verificar diariamente el estado de seguridad de los ambientes y del local, reportando sobre cualquier incidencia.
- Distribuir de documentos, interna y externamente de la sede institucional.
- Realizar trabajos de almacenamiento, embalaje, transporte y distribución de materiales y útiles de oficina.
- Apoyar en el traslado de muebles, equipos y enseres, según las necesidades.
- Proponer mejoras para el mantenimiento y conservación del local institucional.
- Ejecutar trabajos de mantenimiento, cerrajería, carpintería, electricidad, gasfitería, albañilería y otros dentro de la Sede Institucional.
- Participar en el arreglo y acondicionamiento de ambientes, para la realización de actividades programadas por la UGEL-Sihuas.
- Apoyar para cubrir labores del personal en cargos similares, en casos de licencias, vacaciones u otros.
- Otras funciones de su competencia que le encargue el Director de Sistema Administrativo II.
Línea de Autoridad | Requerimientos Mínimos | |
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